Professionaliseringsslag voor Catent Kinderopvang met KidsKonnect
De situatie vóór: op elke locatie handmatig bijgehouden personeelsplanningen in excel- of wordbestandjes en summiere communicatiemogelijkheden met en voor de ouders. De situatie na: één professioneel, efficiënt systeem voor heel Catent Kinderopvang waarin kindplanning, ouderportaal en medewerkersportaal met elkaar verbonden zijn. ‘De migratie naar KidsKonnect was een enorme operatie’, zeggen HR-adviseur en projectleider Babeth Hollander, HR-beleidsmedewerker en applicatiebeheerder Eva Mars en coördinator kinderopvang Roel Timmer. ‘We hebben respect voor de medewerkers op de locaties, die dit er naast hun gewone werk nog allemaal bij hebben gedaan. Mede dankzij hen staat er nu iets heel moois.’
‘We leggen het altijd als volgt uit’, zegt Babeth. ‘KidsKonnect is als een huis, met op de begane vloer de meest ingewikkelde module FlexKids, met alle kind- en oudergegevens. Daar vindt ook de crediteurenadministratie en facturering plaats. Op de eerste verdieping bevindt zich de oudermodule Konnect en daar bovenop is de personeelsplanning geplaatst: YouKO. Na grondige voorbereiding is in september 2023 de begane grond live gegaan, in november het ouderportaal en begin december is het medewerkersportaal.’ Vanaf het begin dat Babeth erbij betrokken was, heeft ze communicatie steeds centraal gesteld. ‘We hebben alle partijen er zoveel mogelijk bij betrokken. We kunnen op kantoor van alles bedenken, maar de medewerkers op de locaties moeten het doen. Hoe eerder je hen meeneemt in het proces, hoe meer draagkracht je creëert.’
Meer mogelijkheden, minder foutgevoelig
Catent Kinderopvang is de afgelopen vijf jaar explosief gegroeid. ‘Het gaat heel goed. Maar bij het succes en die groei hoort ook professionalisering’, legt Babeth uit. ‘Met het nieuwe systeem verbeteren we de totale kwaliteit van onze dienstverlening en de privacy van de gegevens is gegarandeerd. Het is een basis waarmee we goed op de toekomst zijn voorbereid.’ KidsKonnect heeft legio mogelijkheden. ‘Dat maakt het in de beginfase een stuk ingewikkelder, maar uiteindelijk werkt het veel efficiënter. Het is ook veel minder foutgevoelig dan het vorige systeem.’ Voor de ouders is het een enorme vooruitgang. ‘Zij kunnen via een app afwezigheid melden, foto’s bekijken, het dagverslag inzien en bijvoorbeeld berichtjes sturen’, vertelt Roel. ‘Het was ook voor hen in het begin een hele omschakeling, met een nieuwe manier van aanvragen en andere veranderingen, maar ik denk dat de communicatie nu een stuk verbeterd is.’
Applicatiebeheer
Eva viel vorig jaar met haar neus in de boter. ‘Direct na mijn opleiding kon ik hier vorig jaar als administratief medewerker aan de slag. Toen men mij vroeg of ik applicatiebeheerder wilde worden, leek me dat heel interessant. De mensen van KidsKonnect hebben ons goed begeleid en ik ben als uitvoerende bij alle sessies aanwezig geweest, dus ik ken de meeste ins en outs.’ Ze lacht. ‘Het werkt wel mee als je een beetje overweg kan met computersystemen en applicaties. En al doende heb ik heel veel geleerd en opgepikt. Ik heb ook hier en daar een kleine handleiding gemaakt voor bepaalde aspecten waar men tegenaan liep. De mensen kunnen bij mij terecht met al hun vragen. Als we er dan samen uitkomen, is dat helemaal geweldig. En als ik het zelf niet weet, kan ik terecht bij de helpdesk van KidsKonnect.’ Alles komt in het systeem samen op één bureaublad. ‘Als je er eenmaal aan gewend bent, werkt het heel mooi, want alle portalen, disciplines en kun je vanaf één locatie benaderen en alles staat met elkaar in verbinding. Als ik ergens één aanpassing doe, wordt dat meteen elders ook doorgevoerd.’
‘We zijn er op vooruit gegaan’
‘Een veranderproces gaat nooit zonder slag of stoot’, zegt Babeth. ‘Wat voor de ene locatie werkt, werkt voor de andere locatie minder goed en hoe maak je dan keuzes? Uiteindelijk kijk je in het belang van de kinderen, de ouders en de organisatie en ga je af op het advies van KidsKonnect. Soms was het echt moeilijk om alles op één lijn te krijgen. Dan kregen we van de locaties allemaal uiteenlopende vragen en feedback terug en vroegen we ons af hoe we het moesten aanpakken en oplossen. Het was soms echt wel zoeken en het is altijd schakelen geweest. Maar tegelijk hielden we vast aan de gedachte: weerstand is betrokkenheid. En we zagen ook hoe druk de mensen ermee waren. De inzet op de locaties was echt top.’ Roel knikt. ‘Je wilt er als één organisatie uitkomen, maar toch heb je ook voor je eigen locatie wensen en die waren soms niet altijd mogelijk of wenselijk. Dat was het lastige eraan. Bovendien is FlexKids echt een heel bewerkelijk programma en lastig om te leren, vooral als je er niet regelmatig mee werkt.’ Daar zijn Babeth en Eva het mee eens. ‘Wij kennen en kunnen ook nog lang niet alles. Maar al doende worden er steeds handiger in.’ ‘En als je naar het totaalplaatje kijkt, zijn we er met z’n allen echt wel op vooruit gegaan’, voegt Roel toe.
‘Het was een professionaliseringsslag, waarmee we naar een beter, mooier en soms wat ingewikkelder systeem zijn gegaan, waarbij we alles in één hebben’, vat Babeth samen. ‘In dit project hebben al onze medewerkers hun eigen rol en verantwoordelijkheid heel goed opgepakt. We hebben op een mooie, open manier samengewerkt, waarbij iedereen z’n zegje heeft kunnen doen en bij heeft kunnen dragen.’ Ze is samen met Eva en Roel trots op de collega’s. ‘Het was een ingrijpend project, maar iedereen is er toch maar voor gegaan. We zijn ook trots op hoe de ouders het allemaal hebben opgepakt. En er zijn ongetwijfeld ook nog veel aspecten in dit geheel waar we in de toekomst trots op gaan worden.’
